Besitzer Des Tanzstudios

Wir haben uns diese Woche mit gesetzt ClassJuggler Dance Jon Koerber fragt ihn, was Studiobesitzer beachten sollten, wenn sie darüber diskutieren, ob der richtige Zeitpunkt für den Kauf und die Einrichtung einer Tanzstudiosoftware gekommen ist, um ihnen bei der Führung ihres Geschäfts zu helfen.

Da Sie der Präsident eines Unternehmens sind, das Online-Software anbietet, wären Sie nicht dazu geneigt immer sagen Sie: 'Jetzt ist die Zeit!'?

'' Sie werden vielleicht überrascht sein, das zu hören, aber nein, jetzt vielleicht nicht Seien Sie der richtige Zeitpunkt für Sie, ein Softwareprodukt zu verwenden, mit dem Sie Ihr Tanzgeschäft verwalten können. “

Und andererseits könnte es der richtige Zeitpunkt sein?

'Natürlich! In der Tat wahrscheinlich. Aber um sicher zu sein, denke ich, dass es mindestens fünf wichtige Fragen gibt, die sich Besitzer oder Manager von Tanzstudios stellen sollten. Für den Anfang sollten Sie fragen: 'Wird mein Unternehmen zu groß, um manuell verwaltet zu werden?'

Ich nehme an, Sie meinen, wie viele Studenten brauche ich, bevor es Sinn macht, mein Tanzstudio mit Software zu verwalten?

„Grundsätzlich ja. Beginnen wir mit einer Analogie, um zu antworten. Angenommen, Sie möchten Ihr eigenes Outfit nähen, das Sie nicht benötigen, um eine Textilfabrik zu erwerben und zu betreiben, oder? Natürlich nicht. Eine einfache Nähmaschine ist wahrscheinlich das Beste, was Sie brauchen werden. Aber wenn du nähen willst einhundert Jede Woche Kleidungsstücke, diese einfache Nähmaschine ist möglicherweise nicht der Aufgabe gewachsen, oder der Prozess auf einer Nähmaschine für Verbraucher ist im Vergleich zu den Wirkungsgraden, die Sie mit einem kommerziellen, computergestützten Textilsystem erzielen, möglicherweise zu langsam.

Wenn Sie in Ihrem Studio gerade erst anfangen oder Ihre Tanzschule absichtlich sehr klein halten - beispielsweise mit weniger als 30 Schülern -, sind die Effizienzvorteile, die Sie durch Software zur Verwaltung von Zeitplanung, Buchhaltung und Verwaltung erzielen können, begrenzt Aufzeichnungen von Schülern, da selbst die einfachste und beste Planungssoftware zu viel des Guten sein kann, wenn Ihre Einschreibung gering ist oder Sie jede Woche nur eine sehr begrenzte Anzahl von Kursen durchführen - so wie Sie keine Fabrik benötigen, um ein Kleid herzustellen. Wenn Ihre Einschreibung jedoch 40, 50 oder 100 Schüler erreicht oder Sie Klassen und Ausbilder hinzufügen und sich an den Tabellenkalkulationen, Haftnotizen und anderen verschiedenen Tools festhalten, die Sie beim ersten Öffnen Ihrer Türen verwendet haben, wird dies Ihr Wachstum nur behindern und nicht Hilf ihm.'

Jon Koerber.

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Wie dann können Ich sage, wenn meine Schule groß genug ist, dass es Sinn macht, in Tanzstudio-Software zu investieren?

„Es gibt per se keine magische Anzahl von Schülern oder Klassen. Aber wenn die Anzahl Ihrer Schüler und die Anzahl der Klassen zunehmen, werden Sie vor allen anderen wissen, wann Sie sich von der gesamten Verwaltung eines Unternehmens festgefahren fühlen und weniger Zeit damit verbringen, das zu tun, was Sie lieben - Tanz zu unterrichten. Für eine wachsende Schule wird die Effizienz, die Sie durch das Einrichten und Betreiben von Studio-Management-Software erzielen, offensichtlich, und die Software macht sich ab dem Zeitpunkt, den Sie sparen, schnell bezahlt. “

Und natürlich wird es einige Einrichtungszeit geben, um die Software und dergleichen zu erlernen?

'Natürlich. Und die Bedürfnisse und Lerngeschwindigkeiten aller sind unterschiedlich. Stellen Sie daher sicher, dass der von Ihnen ausgewählte Softwareanbieter über eine gute Kundenschulung und einen guten Ruf beim Support verfügt - und schnell auf Ihre Anrufe und E-Mails reagiert. Das kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen, wenn Sie sich für die Implementierung von Verwaltungssoftware entscheiden!

Aber wir haben gesehen, dass selbst für Besitzer oder Manager von Tanzstudios, die sich nicht mit Computern vertraut fühlen, die Zeit- und Kosteneinsparungen schnell unbestreitbar sind. Überlegen Sie, was einige Studiobesitzer über die Effizienz gesagt haben, die sie erzielt haben, als sie mit unserer begonnen haben. Ein Studiobesitzer teilte uns beispielsweise mit, dass die monatliche Abrechnung, die früher Tage dauerte, praktisch keine Zeit mehr in Anspruch nimmt, da die Kunden ihren Restbetrag über unser Kundenportal einsehen und sogar bezahlen können. Und einer meiner Favoriten ist, wie eine andere Kundin mitteilte, dass ihre verspäteten Zahlungen seit der Implementierung unseres Online-Zahlungssystems um 95 Prozent gesunken sind. “

Was ist die zweite Frage, die ich als Studiobesitzer stellen sollte?

'Fragen Sie sich:' Rechtfertigt das Einkommen, das mein Studio generiert, die Kosten für die Investition in eine Business-Softwarelösung? 'Zweifellos haben einige Ihrer Leser von dem Begriff' Kosten-Nutzen-Analyse 'gehört. Wenn Sie Unternehmensverwaltungssoftware für Ihr Studio kaufen, müssen Sie feststellen, ob die monatlichen Kosten der Software die Kosten Ihrer aktuellen Ineffizienzen im Geschäft ausreichend senken, wenn Sie die Dinge weiterhin manuell ausführen, anstatt von den Effizienzvorteilen zu profitieren und Wissen, das Sie durch die Verwendung eines leistungsstarken Unternehmensmanagement-Tools gewinnen. “

Klar, Zeit ist Geld, wie wir alle wissen. Aber wie empfehlen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse?

fragen Sie einen Agenten

„Berechnen Sie die Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeiter derzeit jeden Monat damit verbringen, Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen, monatliche oder vierteljährliche Berichte über Einnahmen, Ausgaben, Anwesenheit, Geschäftswachstum usw. zusammenzustellen sowie die Zeit für die Kundenverwaltung (Registrierung, Abrechnung, Zahlungen) - im Grunde genommen all diese Funktionen, die Sie manuell ausführen und die mit Software automatisiert werden können. Multiplizieren Sie dies mit dem Stundensatz, den Sie den Mitarbeitern für diese Arbeit zahlen, oder mit dem Wert Ihrer eigenen Zeit. Sie haben dann einen soliden Dollarbetrag, den Sie mit den Softwarekosten vergleichen können. Ihre aktuellen monatlichen Ausgaben werden mit ziemlicher Sicherheit um ein Vielfaches höher sein als die monatlichen Kosten für Software. Mit der richtigen Tanzstudio-Software können alle diese monatlichen Verwaltungsaufgaben in Sekunden oder Minuten statt in Stunden oder von den Kunden selbst erledigt werden. “

Was ist die dritte Frage, die ich stellen sollte?

„Die dritte Frage ist eine, über die Sie natürlich nachdenken werden, nachdem Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt haben:‚ Wird die von mir ausgewählte klassenbasierte Unternehmenssoftware die erforderlichen Effizienzgewinne erzielen? 'Um diese Frage beantworten zu können, müssen Sie dies tun Entscheiden Sie, welche Hauptfunktionen Sie benötigen, damit Sie die Software an Ihr Unternehmen anpassen können. Ich möchte Studiobesitzern sagen, dass sie sich bei der Evaluierung von Software auf ihre fünf wichtigsten Must-Haves konzentrieren sollen, damit sie nicht zu sehr mit Entscheidungen über nützliche Funktionen oder Funktionen konfrontiert werden, die nicht viel Wert bieten das Geschäft. Verbringt es weniger Zeit mit der Buchhaltung? Beschleunigung der Kundenkontenverwaltung? Die Möglichkeit erhalten, Statusberichte zur Abrechnung schnell auszuführen? Senden Sie 300 Robo-Texte für einen Abschluss oder senden Sie all Ihren Eltern am Donnerstag eine E-Mail? Vielleicht können Kunden die Dinge selbst erledigen, die Ihre Mitarbeiter jetzt tun, z. B. sich als Kunde anmelden, sich für eine Klasse anmelden oder ihre Klassen online bezahlen? Die Möglichkeit für Ihre Instruktoren, über unser Mitarbeiterportal anwesend zu sein und ihre Stunden auf ihrem Smartphone zu verfolgen, könnte ein Gewinner sein! Sie haben die Idee, Ihre wichtigsten Geschäftsanforderungen zu identifizieren, bei denen eine Softwarelösung Ihnen helfen muss. Erstellen Sie dann optional auch eine Liste mit „Nizza-to-Haves“ - Funktionen, die ein Softwareprodukt möglicherweise bietet, die praktisch, aber möglicherweise kein Deal Breaker sind. Wenn Sie Ihre Liste in Bedürfnisse und Wünsche unterteilen, können Sie das richtige Produkt auswählen. “

Irgendwelche Vorschläge, wie Sie am besten sicherstellen können, dass ich alle für mich interessanten Funktionen aufführe, da ich möglicherweise nicht weiß, wozu die Software in der Lage ist?

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'Sicher. Schauen Sie sich die Independent an Vergleichsseite für Tanzstudio-Software, Capterra . Der Service vergleicht mehr als 70 Softwareprodukte, die speziell auf die Bedürfnisse von Tanzstudios zugeschnitten sind. Einige dieser Softwarelösungen bieten jedoch nur ein oder zwei Geschäftsverwaltungsfunktionen, z. B. nur Buchhaltung oder Unterrichtsplanung. Hier ist der Trick: Verwenden Sie das Checklisten-Tool 'Filterergebnisse' des Capterra-Produktvergleichs, das Sie in der linken Spalte sehen. Überprüfen Sie einfach alle für Sie wichtigen Elemente in der Liste und klicken Sie dann auf 'Filter anwenden'. Dadurch wird die Liste der Wettbewerber auf diejenigen verkürzt, die über die Funktionen verfügen, nach denen Sie suchen. “

Und die vierte Frage, die ich stellen sollte?

'Die vierte Frage lautet einfach:' Was halten andere von dieser speziellen Software, die ich mir anschaue? 'Zwei gute Ressourcen, um die Antwort darauf zu erhalten, sind: Serchens Tanzschul-Softwareliste oder Capterras Liste . Notieren Sie sich die Gesamtbewertung der Kunden (beide Websites verwenden eine Fünf-Punkte-Skala) und durchsuchen Sie die Bewertungen selbst, so wie Sie es vielleicht tun würden, wenn Sie ein Produkt bei Amazon kaufen möchten. Und genau wie bei Amazon-Kundenbewertungen sollten Sie nach was suchen die meisten von ihnen sagen, da es immer einige seltsame geben wird - ein Rezensent, der eine bestimmte Funktion hasst, die 50 andere Besitzer lieben. Trotzdem sind solche Listen äußerst wertvoll bei der Auswahl der besten Software, die den Anforderungen Ihres Tanzstudios entspricht. “

Was zur fünften Frage führt, die ich als zu…

'‘ Habe ich Zeit dafür? 'Ich bin sicher, dass sich jeder Tanzstudio-Besitzer, der versucht zu entscheiden, ob er etwas kauft oder nicht, dies bereits fragt. Seien wir ehrlich: Es wird einige Zeit dauern, zu analysieren, ob das Timing stimmt, den richtigen Anbieter auszuwählen und dann die Software für Ihr Unternehmen einzurichten. Aber wenn ein Inhaber oder Manager eines Tanzstudios das Gefühl hat, einfach nicht die Zeit zu haben, diese Arbeit zu erledigen, ist es tatsächlich die bester Indikator dass sie nicht ihr Geschäft führen, sondern dass ihr Geschäft sie führt! Dies ist genau der richtige Zeitpunkt, um den Sprung in die Verwendung von Studio-Management-Software zu wagen. Ich kenne den Besitzer eines klassenbasierten Unternehmens in der Gegend von Seattle, der immer noch versucht, ohne Verwaltungssoftware zu arbeiten, obwohl er über tausend Studenten hat. Es war ein Albtraum und noch dazu ein teurer. Sie musste mehr Mitarbeiter pro Schüler einstellen als jedes andere Unternehmen, das ich kenne. Offensichtlich gibt sie viel mehr pro Monat für die Gehaltsabrechnung aus, als sie jemals monatlich für Software bezahlen würde.

Und ja, während die Recherche nach dem richtigen Softwareanbieter einige Zeit in Anspruch nimmt, können Sie später viel Geld sparen. Es ist wichtig, dass Sie bei Ihrem ersten Softwarekauf eine kluge Entscheidung treffen, da Sie zwar später jederzeit wechseln können, die damit verbundene Arbeit jedoch entmutigend sein kann. “

Weitere Informationen zu ClassJuggler Dance finden Sie unter www.danceclassjuggler.com .